Инструменты тайм менеджмента для эффективного использования времени

Приветствую всех читателей блога!

Не ошибусь, если скажу, что тайм-менеджмент в последнее время интересует многих людей, значительная часть из которых даже не подозревает об этом.

С тех пор, как появилась возможность для дополнительного заработка в Интернете, пользователи, имеющие постоянную работу, вынуждены находить дополнительное время, чтобы осваивать эти возможности.

В своей статье я расскажу, как правильно распределять свое время и эффективно использовать инструменты тайм менеджмента.

С чего начать

Основными инструментами тайм менеджмента являются обычные напоминалки, например, такие традиционные, как блокнот с ручкой, органайзер, или более современные – смартфоны и компьютерные программы.

Кто-то, конечно, улыбнется термину «инструменты», применяемому к обычным вещам, но специалисты уверяют, что начав использовать элементарные вещи для планирования своего дня, вы уже через неделю ощутите, что это действительно работает.

Правильная постановка целей, своевременное достижение результата, повышение своей эффективности на работе, выполнение большего количества задач за день и просто планирование рабочего дня – вот, что будет под силу человеку, использующему хотя бы простейшие средства напоминания.

Вы заметите, что станет меньше суетливости и стрессов, а времени, оказывается, достаточно еще и на хороший отдых, что опять же положительно сказывается на выполнении рабочих обязанностей.

Что записывать в напоминалки, чтобы получать максимальные результаты при минимуме временных затрат? Поставьте себе цели и определите для каждой из них срок, в течение которого она должна быть достигнута.

Помните, цели бывают:

• краткосрочными (как правило, это задачи на текущий день);
• долгосрочными (их чаще всего разделяют на этапы, чтобы проще было контролировать выполнение).

Составив список целей, вы должны проанализировать их и выявить наиболее важные и срочные. Это позволит в дальнейшем не растрачивать время и силы на второстепенное. Если вы больше усилий приложите к осуществлению важных проектов, то это гарантирует вам успех.

Практические методы

Расставить приоритеты поможет научный подход к управлению временем. Есть инструмент под названием матрица Эйзенхауэра. Согласно этой матрице каждую цель относят к задачам одной из четырех категорий, а именно:

1. важным и срочным одновременно;
2. важным, но не срочным;
3. срочным, но не важным;
4. не срочным и не важным.

Цели первой категории должны достигаться немедленно вами самими, не перекладывайте их реализацию ни на кого.

Отличие целей второго типа только в том, что их выполнение планируется на более позднее время.

Решение срочных и неважных задач может поручаться другим лицам.

Целям последней категории уделяется меньше всего внимания – они выполняются попутно, по мере возможности, зачастую даже не требуется решение, так как все как-то само собой рассасывается.

Другой инструмент для выявления приоритетных задач – ABC-анализ. В качестве критерия выступает важность, подразделяемая на три ступени: A, B, C. Цели разных ступеней отличаются процентной долей времени, затрачиваемого на их достижение, и процентной частью результата, получаемого в итоге. Не понятно? Объясняю!

Есть время, выделенное на решение всех выбранных задач, обозначаем его в 100%. И есть желаемый результат: 100% – это выполнение всех задач.

Так вот, выполнение одной A-задачи потребует 15% от общего времени, выделенного на все задачи. В результате же выполнения этой одной A-задачи будет достигнуто 65% общего результата. Таким образом, проекты, важность которых относится к категории A – лучшие по приоритетности и должны выполняться прежде остальных.

Задача категории B выполняется за 20% от общего времени и добавляет 20% к общему результату. Решение B-задач либо планируют на более позднее время, либо делегируют другим работникам и службам.

C-задача требует 65% общего времени, а к результату добавляет всего 15%. Как правило, это рутинные дела, выполняемые после решения более приоритетных задач. Какие-то из них со временем отменяются, другие разрешаются сами собой… короче, это самые малозначительные цели.

Резерв времени и постоянный контроль

Важно понимать, что спланировать можно до 60% рабочего времени, не больше. Все остальное время резервируется на случай форс-мажора. Запомните, обязательно нужно оставлять временной запас!

Завершающим этапом тайм-менеджмента можно считать оценку своей эффективности по истечении определенного времени. Это может быть неделя, месяц или просто рабочий день. Делать это нужно регулярно – сравнивать результат, который был запланирован, с реальным и корректировать план на будущее.

Если прочитанной информации вам недостаточно, тогда рекомендую пройти один замечательный курс «Хозяин времени», в котором рассмотрены основные моменты тайм-менеджмента и представлена авторская методика реализации намеченного плана.

Вот и все, что я хотел вам сегодня рассказать. Подписывайтесь на обновления блога, делитесь ссылками на мои статьи в соц. сетях, скоро увидимся. Пока!

C уважением! Абдуллин Руслан